7 tips om alles snel op te bergen én terug te vinden: met een goed werkend archief

Veel mensen houden geen archief bij, of hebben kasten en laden vol met papierenwerk.
Van de bestellijst van de cafetaria op de hoek, tot de brochure van de kantoormeubelspecialist.
Papieren leggen we het liefst in een hoek of in een bureaulade. Waar het zich gaat opstapelen
,
we als een berg tegen op gaan zien en uiteindelijk maar niets meer mee doen.

Niet nodig. Leer ook om met plezier jouw ‘papierwinkel’ te managen.
Je moet er alleen voor zorgen dat er geen stapels ontstaan en dat begint met een goed werkend algemeen archiefsysteem. Wat bewaar je daarin: brochures, aantekeningen, krantenknipsels, handleidingen: alles wat je wilt bewaren en dat niet in een van je andere archiefsystemen hoort, zoals je financiële administratie.

7 tips waarmee jij vandaag nog een gebruiksvriendelijk algemeen archiefsysteem opzet,
waarmee je alles snel opbergt en terugvindt.
 

TIP 1) Zorg voor een goed werkende archiefkast
Niets is zo frustrerend als een kast waarvan de lades of deurtjes krom hangen of niet goed werken, alleen vanwege het feit dat je bezuinigd hebt op deze aanschaf.
Als je het gearchiveerde materiaal zo belangrijk vindt om te bewaren, wil je er toch ook goed bij kunnen!

TIP 2) Vul archiefruimte maar voor ¾
Zet planken of lades niet te vol. Het werkt niet fijn en gaandeweg zoel je er geen zin meer in hebben om het te gebruiken. Raakt het te vol? Schoon dan eens op tijdens de natuurlijke momenten: als je moet wachten tijdens een telefoongesprek, als je iets nieuws opbergt en je ziet direct al iets dat eigenlijk weg kan.

TIP 3) Plaats het archief onder handbereik
Zorg dat je archief onder handbereik is, je moet eigenlijk niet eens hoeven opstaan. Het moet je maximaal 1 minuut kosten om iets te archiveren.

TIP 4) Gebruik archiefmappen
Archiefmappen zijn makkelijk in gebruik, nemen niet veel ruimte in en blijven uit zichzelf rechtop staan.
Zorg altijd dat je er hiervan voldoende in huis hebt.

TIP 5) Gebruik één alfabetisch systeem
Gebruik één alfabetisch systeem van A-Z, waarin je alles naar onderwerp, project of bedrijf archiveert.
Vermijd subsystemen, dit scheelt veel zoeken.

TIP 6) Koop een labelmaker
Het blijkt dat als zaken er verzorgd uitzien, we het meer gebruiken. Bovendien kom je beter voor de dag bij anderen. Schrijf of kras dus niet op de archiefmappen, maar schaf gewoon een labelmaker aan, die zijn echt niet zo duur.

TIP 7) Schoon jouw archief ten minste 1 keer per jaar.
Zet eens een archiefopschoondag in je agenda. Ga die dag lekker in je vrijetijdskleren naar kantoor, zet je telefoon op niet storen en ga eens even een dagje flink ruimen.
Denk aan een vrije dag, een dag aan het einde van het jaar of vlak voor een vakantie. Vaak ben je dan al in een andere stemming. Of doe het in het voorjaar, voordat de belastingzaken de deur uit moeten. Dan is je belastingaangifte ook veel sneller gedaan.

Het kost nu wat tijd en moeite, maar dit verdien je in no time terug.
Je zult veel gedaan krijgen van alles wat je wilt doen en op zo’n efficiënte manier, je zult er versteld van staan.
Merk ook dat er enorm veel energie en creativiteit vrij komt, doordat je alles onder controle hebt.
Met een eenvoudig en gebruiksvriendelijk archiefsysteem werk je prettig en efficiënt. Thuis en op kantoor.
Ik gebruik het ook, het werkt voor mij en vele anderen fantastisch!

Veel succes!

 

Brenda Wassenburg

 

Geplaatst in Archiveren.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *