Elke dag een lege e-mailbox, zo lukt het!

Volle inboxDagelijks worden er miljarden e-mails verstuurd. Hoeveel daarvan ontvang jij er? Op dit moment is het een van de belangrijkste communicatiemiddelen die er zijn. Gelijkertijd wordt door veel mensen de grote hoeveelheid e-mails ervaren als werkdruk. Veel van die berichten blijven in onze inbox staan. Omdat we er nog iets mee moeten, het nog eens willen nalezen, niet willen vergeten of omdat het altijd nog eens handig kan zijn. Het hebben van een lege inbox geeft je een gevoel van controle en brengt je veel rust.

Hoe zorg je er nu voor dat je elke dag een lege inbox hebt zonder alles te moeten deleten 😉 Dit doe je door je e-mailbox maximaal 3x op een dag te gaan VERWERKEN. Zet de rest van de dag je mailbox lekker uit! Verwerken betekent niet automatisch dat je alle e-mails gaat afhandelen! Stel jezelf bij iedere mail heel bewust de volgende vragen, desnoods hardop.

Wat is dit voor e-mail?
Veel informatie krijgen we zomaar toegestuurd zonder dat we er zelf om gevraagd hebben (push). Klakkeloos wordt je in een cc-tje vermeld of vindt een ander dat jij dit bericht moet ontvangen. Maar, wil jij deze informatie wel ontvangen? Heb jij daar zelf om gevraagd (pull)? Bedenk goed waar het om gaat. Is het echt belangrijk voor je werk of leven? Ga je er echt iets mee doen? Ga je het echt lezen?

Moet ik iets doen met deze mail?
Vervolgens zul je je bij elke mail ook deze vraag moeten stellen. Hierop zijn 2 antwoorden mogelijk: Nee of Ja.

Nee, ik hoef hier nu niets mee te doen
Dan zijn er 3 mogelijkheden om dit mailtje te verwerken:
1. Delete het. Het is rommel en kan direct de prullenbak in.
2. Parkeer het. Je wilt er later nog eens over nadenken. Leg een ooit/misschien map aan in je mailbox en plaats dit mailtje erin. Je vergeet het zo niet en je kunt er op een later tijdstip over beslissen.
3. Archiveer het. Het is belangrijke informatie om te bewaren. Dat kan op je harde schijf of in een aparte map in je mailbox.

Ja, ik moet hier (nu) iets mee doen
Als het antwoord op de vraag: Moet ik iets doen met deze mail? Ja is, dan zijn er ook weer 3 mogelijkheden.
1. Doe het. Kun je de mail binnen 2 minuten afhandelen? Doe het dan direct en verwijder/archiveer het betreffende bericht.
2. Delegeer het. Ben jij echt wel de juiste persoon om dit te doen? Zo nee, delegeer het direct. Je stuurt het betreffende bericht door en plaats het in je afwachtmap in je mailbox.
3. Plan het in. Kost deze taak meer dan 2 minuten van je tijd en ben jij degene die dit moet doen. Plan deze taak dan in. In je agenda of zet hem op je to-dolijst.

Verwerk jij op bovenstaande manier je binnenkomende e-mails dan kun jij elke dag afsluiten met een lege e-mailbox en daardoor veel rust en controle ervaren. Zou dat niet heerlijk zijn! Probeer het eens, ik hoor graag of het je bevalt.
Vergeet niet wekelijks even de aparte mapjes na te lopen (ooit/misschien, to do en afwachten).
Daarnaast zijn er natuurlijk veel meer tools die je kunt inzetten om nog meer rust en overzicht te krijgen over je mailbox.
Je inkomende mail verminderen. Heb je een goed archiveersysteem? Hoe communiceer jij? Gebruik je alternatieven voor e-mail? Hoeveel kennis heb jij over je mailprogramma? Eigenlijk teveel om op te noemen.
Dit alles komt in volgende blogs nog aan de orde.

Volg me ondertussen op Twitter en ontvang tot 15 december 2014 dagelijks een handige e-mailtip.
Doe mee met emailloze vrijdag op 28 november 2014 en kijk op toporde voor handige informatie en praktische tools.
Activiteiten emailloze vrijdag in het Groene Hart door Praktische Zaken en New Broom.

Deze werkmethode is gebaseerd op de Getting Things Done van David Allen.

Brenda Wassenburg

Geplaatst in E-mail en getagd met .

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *