Binnen 1 uur wekelijks je financiële administratie bijhouden

imagesVind jij administratie ook zo saai? Kost het jou ook veel tijd? Ben jij er goed in? Vind jij het leuk? Voor wie doe je het eigenlijk? Zeg nou zelf: facturen maken en versturen is nog wel leuk, maar de rest doe je toch eigenlijk alleen maar voor de belastingdienst.

Weet je dat er eigenlijk heel veel informatie voor een ondernemer in verborgen zit? Kun je je die dure cursus eigenlijk wel veroorloven? Hoeveel omzet had je de afgelopen maanden? Waarmee precies? Daar is dus vraag naar. Hoe kwam je aan die opdrachten? Hoe kom je aan nog meer van die opdrachten? Hoe doe jij het ten opzichte van branche genoten. Via jouw administratie kun je richting geven aan je onderneming. Eigenlijk doe je de financiële administratie grotendeels dus voor jezelf en niet voor de belastingdienst!
Weet je trouwens dat van alle ondernemers met een slechte administratie maar 10% slaagt?
Dat van alle ondernemers met een goede administratie wel 70 tot 80% slaagt. Dat wil jij toch ook?

In 10-stappen binnen 1 uur wekelijks je financiële administratie bijhouden
Natuurlijk is het raadzaam om het financieel jaarverslag en de daaraan gekoppelde belastingaangifte uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Boekhouden blijft een vak apart. Maar het bijhouden van de financiële administratie kun je als ZZP-er heel goed zelf doen, zonder dat het je zeeën van tijd kost. Daar is trouwens ook geen schoenendoos meer bij nodig tegenwoordig.

Stap 1. Koop twee ordners inclusief tabbladen
Eén ordner is voor je financiële administratie en de andere is voor je algemene bedrijfsadministratie. In de financiële ordner doe je al je inkomende en uitgaande facturen en je bankafschriften.

Stap 2. Wordt een ‘bonnen’verzamelaar
Koop een postbak en plaats dit naast je ordners, op een vaste plek. Hierin verzamel je gedurende de week al je bonnetjes, facturen en overige zakelijke poststukken die je ontvangt.

Stap 3. Open dagelijks je post
Gooi enveloppen en gelezen reclamemateriaal gelijk weg. Rekeningen en overige van belang zijnde administratie verzamel je in je postbak.

Stap 4. Print digitaal ontvangen facturen direct uit
Doe ook deze in je postbak. Je kunt ook in je e-mailomgeving een mapje ‘financieel’ aanleggen, waarin je de gegevens verzamelt en wekelijks print.

Stap 5. Maak een wekelijks terugkerende administratie afspraak in je agenda
Reserveer hiervoor wekelijks 1 uur op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip. Je hebt dan een afspraak met jezelf om je administratie te verwerken. Deze afspraak is dus net zo belangrijk als een afspraak die je met een ander maakt. Zorg dus dat je deze afspraak ook daadwerkelijk na komt. Het niet nakomen van deze afspraak voelt namelijk net zo rot als het niet nakomen van een afspraak met een ander.

Stap 6. Print 1x per maand de bankafschriften
Doe dit van de voorafgaande maand en loop alle af- en bijschrijvingen na. Al de bijbehorende stukken heb je reeds verzamelt in je ordner en pak je er nu zo bij. Staat er nog een factuur open? Een mailtje of telefoontje is zo gedaan.

Stap 7. Contante inkomsten of uitgaven? Houdt een kasboek bij
Heb je veel contante inkomsten of uitgaven, leg dan een apart kasboek aan. Hierin noteer je al je contacte inkomsten en uitgaven, op chronologische weergave. Werk dit dagelijks even bij. Bewaar alle bonnetjes in een apart kasboekmapje.

Stap 8. Wekelijks je administratie verwerken
Iedere week als je de afspraak met jezelf hebt om je administratie bij te houden, pak je je postbak en de 2 ordners erbij. Je beslist bij ieder document wat ermee moet gebeuren. Kun je zaken binnen 2 minuten doen, doe dat dan direct.
Heb je meer tijd nodig, bijvoorbeeld om iets uit te zoeken, dan reserveer je in je agenda een ander tijdstip om dit te gaan doen.
Zo werk je je hele postbak tot op de bodem leeg. Er geldt 1 regel: wat je eruit haalt, doe je er niet meer in terug! Nu doen. Nu beslissen. Je betaalt rekeningen of zet ze klaar via internetbankieren. Vervolgens archiveer je alles in je ordners. Andere belangrijke papieren, kun je in de andere ordner bewaren.
Factureer jij per week, dan doe je dit ook direct. Factuur jij per maand, dan doe je dit 1x per maand extra, reservereer hier dan wel wat extra tijd voor.

Stap 9 Bel met je boekhouder/accountant en vraag om korting
Als je de basiswerkzaamheden zelf doet, zoals: rekeningen betalen, facturen maken en verzenden, aanmaningen, kasboek bijhouden, documenten verzamelen, dan kan zijn tarief wel wat omlaag.
En misschien is er wel een geautomatiseerd boekhoudpakket dat aansluit bij het pakket van jouw boekhouder/accountant? Dat maakt het voor jullie beiden wellicht nog makkelijker.

Stap 10. De sleutel tot succes: wekelijks onderhoud
Als jij 1 uur per week de tijd neemt om jouw financiële administratie bij te houden, dan wordt jouw bedrijf zeker een succes! En zeg nou zelf, wat is nou 1 uur per week?!

Tip
Bij dit alles ben ik uitgegaan van een papieren administratie. Maak jij gebruik van een geautomatiseerd boekhoudpakket. Leg dan op de harde schijf van je pc een ‘financiële ordner’, een ‘algemene bedrijfsordner’ en een ‘postbak’ aan.

Ik wens je veel administratieplezier toe.
Wie weet ga je het nog leuk vinden ook 😉

Brenda

Geplaatst in Administratie en getagd met , , .

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *